Requisitos de OSHA para las hojas de datos de seguridad (SDS) (2026)

Respuesta corta: la norma de Comunicación de Peligros de OSHA, 29 CFR 1910.1200, exige que todo empleador tenga una hoja de datos de seguridad (SDS) por cada sustancia química peligrosa que use, y que mantenga esas hojas fácilmente accesibles para los empleados en sus áreas de trabajo durante cada turno. Cada hoja debe estar en inglés (el empleador puede mantener también copias en otros idiomas, como el español) y seguir el formato de 16 secciones (1910.1200(g)(2)). Las hojas no son una obligación aislada: alimentan la lista de sustancias químicas de su programa escrito y la capacitación de sus empleados, y los registros de exposición basados en ellas se conservan 30 años.

Abajo está cada requisito en el orden en que lo revisaría un inspector, con el párrafo de la norma del que viene. Algunos enlaces llevan a guías más detalladas en inglés.

Los requisitos de un vistazo

• Alcance: una hoja de datos de seguridad por cada sustancia química peligrosa que use (1910.1200(g)(1)).
• Contenido: la hoja está en inglés y sigue el formato de 16 secciones (1910.1200(g)(2)).
• Acceso: copias fácilmente accesibles en el área de trabajo durante cada turno; se permite el acceso electrónico si no crea barreras (1910.1200(g)(8)).
• Programa: su programa escrito de Comunicación de Peligros enumera las sustancias químicas con el identificador del producto que aparece en cada SDS (1910.1200(e)(1)).
• Capacitación: se informa a los empleados dónde están las hojas y cómo usarlas (1910.1200(h)).
• Registros: cuando hubo exposición de empleados, la identidad de la sustancia química y dónde y cuándo se usó se conservan 30 años (1910.1020).

¿La hoja de datos de seguridad tiene que estar en español?

No. El párrafo (g)(2) pide que el fabricante o importador entregue la hoja en inglés, “aunque el empleador puede mantener también copias en otros idiomas”. Si parte de su personal lee mejor en español, puede tener la versión en español del fabricante junto a la versión en inglés, pero la hoja en inglés tiene que estar en el lugar de trabajo. Lo que la norma sí exige para todos es la capacitación: los trabajadores deben saber dónde están las hojas y cómo usar su información (1910.1200(h)), explicado de forma que la entiendan.

1. Una hoja por cada sustancia química peligrosa que use

El párrafo (g)(1) pone la primera obligación en la cadena de suministro y la segunda en usted: los fabricantes e importadores deben obtener o elaborar una hoja de datos de seguridad para cada sustancia química peligrosa que produzcan o importen, y los empleadores deben tener en el lugar de trabajo una hoja de datos de seguridad por cada sustancia química peligrosa que usen.

Fabricantes, importadores y distribuidores deben enviar la hoja a los empleadores con el primer envío y con el primer envío después de que se actualice (1910.1200(g)(6) para fabricantes e importadores, (g)(7) para distribuidores). Si no llega, la falta sigue siendo suya: vea qué hacer cuando un fabricante no envía una SDS (en inglés). El punto de partida práctico es una lista completa de lo que hay en el sitio: cómo armar un inventario de sustancias químicas desde cero (en inglés).

No todo lo que tiene etiqueta necesita una hoja. Los productos de consumo que se usan de la misma forma, con la misma duración y frecuencia que los usaría un consumidor están exentos; los detalles y los límites están en la exención de productos de consumo (en inglés).

2. Qué debe contener la hoja

El párrafo (g)(2) exige que la hoja esté en inglés y que presente su información bajo 16 encabezados en un orden fijo: identificación, identificación de peligros, composición, primeros auxilios y así sucesivamente hasta otra información. Si su carpeta todavía tiene hojas de datos de seguridad de materiales (MSDS) con el formato antiguo, conviene reemplazarlas por la SDS actual del fabricante.

3. Fácilmente accesibles, en cada turno, en el área de trabajo

Esta es la regla central de almacenamiento, 1910.1200(g)(8):

“El empleador mantendrá en el lugar de trabajo copias de las hojas de datos de seguridad requeridas para cada sustancia química peligrosa, y se asegurará de que estén fácilmente accesibles durante cada turno de trabajo para los empleados cuando estén en sus áreas de trabajo. (Se permiten el acceso electrónico y otras alternativas a mantener copias en papel de las hojas de datos de seguridad, siempre que esas opciones no creen barreras para el acceso inmediato de los empleados en cada lugar de trabajo.)” (traducción nuestra)

Una carpeta de papel lo cumple; un teléfono o una tableta también pueden cumplirlo, pero solo si nada se interpone entre el trabajador y la hoja cuando la necesita. Cuando los empleados se trasladan entre sitios durante un turno, las hojas pueden quedarse en la instalación principal siempre que los empleados puedan obtener la información de inmediato en una emergencia ((g)(9)), y las hojas pueden mantenerse en cualquier forma, incluso como procedimientos de operación ((g)(10)).

4. Vincule las hojas a su programa escrito

El programa escrito de Comunicación de Peligros que exige el párrafo (e) debe incluir una lista de las sustancias químicas peligrosas que se sabe que están presentes, usando un identificador del producto que aparezca en la hoja de datos de seguridad correspondiente (1910.1200(e)(1)). Por eso la lista y la carpeta tienen que coincidir: un producto en el estante que no está en la lista, o una entrada de la lista sin hoja, es una falta en los dos lugares.

5. Capacite a los empleados sobre dónde están las hojas

El párrafo (h) exige información y capacitación al asignar el puesto y cada vez que se introduzca en el área de trabajo un peligro químico nuevo sobre el que no se haya capacitado. Parte de esa información es la ubicación y disponibilidad del programa escrito, de la lista de sustancias químicas y de las hojas de datos de seguridad, y la capacitación debe cubrir cómo los empleados pueden obtener y usar la información de la etiqueta y de la SDS. La norma pide que sea capacitación “efectiva” (1910.1200(h)(1)), y la política de capacitación de OSHA indica que se imparta en un idioma y un vocabulario que los trabajadores entiendan. Las etiquetas se explican en etiquetado de contenedores secundarios.

6. Cuánto tiempo conservarlas

La propia 1910.1200 no fija un plazo de conservación para una hoja que todavía usa. La obligación de 30 años viene de la norma de acceso a los registros médicos y de exposición, 29 CFR 1910.1020: cuando hubo exposición de empleados, hay que conservar durante 30 años un registro de la identidad de la sustancia química y de dónde y cuándo se usó. Guardar la hoja reemplazada es la forma más sencilla de cumplirlo.

7. Qué pasa si faltan las hojas

La multa máxima de OSHA por una infracción grave en 2026 es de $16,550 por infracción. Las citaciones cuentan algo más útil: de las 138 citaciones federales de HazCom de nuestro registro de citaciones (en inglés; registros de cumplimiento de OSHA de enero de 2025 a marzo de 2026, revisados en octubre de 2026), 26 fueron por el párrafo (g), hojas de datos de seguridad, alrededor de una de cada cinco, y el programa escrito y la capacitación representan la mayor parte del resto.

Preguntas frecuentes

¿Qué exige OSHA sobre las hojas de datos de seguridad?

Según 29 CFR 1910.1200(g), el empleador debe tener en el lugar de trabajo una hoja de datos de seguridad por cada sustancia química peligrosa que use, y mantener copias fácilmente accesibles para los empleados en sus áreas de trabajo durante cada turno. Las hojas se conectan con el resto de la norma: la lista de su programa escrito usa los identificadores de producto de las SDS, y la capacitación debe explicar dónde se guardan.

¿Quién debe entregar las hojas de datos de seguridad?

Los fabricantes e importadores deben obtener o elaborar una hoja por cada sustancia química peligrosa que produzcan o importen, y fabricantes, importadores y distribuidores deben entregarla a los empleadores con el primer envío y con el primer envío después de cada actualización. La obligación del empleador es tener y mantener una hoja por cada sustancia química peligrosa que use.

¿Se pueden guardar en forma electrónica?

Sí. 1910.1200(g)(8) permite el acceso electrónico y otras alternativas a las copias en papel, siempre que no creen barreras para el acceso inmediato de los empleados en cada lugar de trabajo.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlas?

La norma HazCom no fija un plazo para las hojas vigentes, pero cuando hubo exposición de empleados, 29 CFR 1910.1020 exige conservar durante 30 años un registro de la identidad de la sustancia química y de dónde y cuándo se usó. Guardar la hoja anterior es la forma más sencilla de cumplirlo.

¿Cuál es la multa por no tener las hojas?

La multa máxima de OSHA por una infracción grave en 2026 es de $16,550 por infracción. En la práctica, la mayoría de las citaciones HazCom de nuestro registro tuvieron multas mucho menores o ninguna, y las citaciones por hojas de datos de seguridad (párrafo (g)) fueron alrededor de una de cada cinco.

Esta guía resume 29 CFR 1910.1200 y 1910.1020 con fines informativos y no constituye asesoría legal. Los estados con plan estatal pueden tener requisitos adicionales. Versión en inglés: OSHA Safety Data Sheet Requirements.

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